Conduite d'Opération
La conduite d'opération relève d'une Assistance à Maîtrise d'Ouvrage généraliste à caractère technique, économique, juridique et administratif. Elle répond à un besoin de structuration, d'accompagnement, de coordination et de gestion des projets en phase opérationnelle.
Le pilotage coût - délais - qualité
Tout projet doit être conduit à coût, délai et qualité acceptables pour le maître de l’ouvrage.
CJ Consultants a développé au fil des ans, des outils adaptés à un suivi efficace des projets, qui lui permettent d’anticiper efficacement les dérives de coût, les glissements calendaires et les pertes de qualité.
La coordination
Une bonne coordination repose sur une bonne définition des rôles de chacun et une gestion efficace de l’information.
Nous mettons à profit notre expérience de projets longs et complexes pour la définition de procédures de coordination adaptées à chaque situation.Pour assurer une bonne gestion de l’information, CJ Consultants met à disposition de ses clients, une plateforme sécurisée de gestion des données.CJ Consultants assure un suivi systématique de l’exécution des contrats associés au projet, en procédant au rappel à chacun des contractants de ses engagements, ainsi qu’au contrôle de leur bonne exécution.
La gestion administrative
Notre organisation interne, certifiée ISO 9001, permet d’assurer la gestion administrative intégrale des contrats, de la signature à la réception.
Tous les documents nécessaires à la contractualisation, à l’exécution des paiements, ainsi que ceux relatifs à une éventuelle modification du contrat, sont préparés par nos soins. L’ensemble de la documentation est stockée sur la plateforme internet sécurisée, accessible au Maître d’Ouvrage.
Le conseil et la représentation
L’AMO, conseil et défenseur des intérêts du Maître d’Ouvrage.
Nous rédigeons toutes notes et tous rapports utiles à la bonne compréhension de l’état du projet, pour faciliter la prise de décision. Nous assurons la diffusion des décisions prises auprès des acteurs du projet et accompagnons leur mise en œuvre par du présentiel (réunions) et des instructions écrites auprès des intervenants. Nous gérons également les relations avec les concessionnaires et services instructeurs, tout au long du projet.
Programmation
La programmation du bâtiment a pour objet de formuler l’expression des besoins et objectifs du maître d’ouvrage en matière fonctionnelle, technique et architecturale. Le produit de la phase de programmation est un document qui sert de terme de référence tout au long de la mise en œuvre du projet, assemblé au fil de trois étapes successives. La programmation se déroule en deux étapes successives : 1)Les études de faisabilité, 2)La définition du programme architectural et technique détaillé.
Les études de faisabilité
Les études de faisabilité dans le domaine du bâtiment ont pour objet de déterminer les conditions économiques, techniques, réglementaires et calendaires de réalisation du projet.
Nous procédons en trois temps :
- La collecte de l’ensemble des données contextuelles et caractérisation des objectifs et des besoins du maître d’ouvrage.
- L'analyse et interprétation des données collectée : production d’un graphique enjeux-objectifs-actions, d’un processus d’activité, d’un tableau de surfaces et d’un schéma des liens fonctionnels.
- L'élaboration des scénarios de réalisation du projet : représentation graphique en 2D ou 3D des principes d’aménagement, budget prévisionnel d’investissement et calendrier prévisionnel de l’opération.
Le programme architectural et technique détaillé
Le programme décrit les exigences techniques et architecturales applicables à l’ensemble du projet, telles qu’elles résultent du scénario choisi à l’issue des études de faisabilité.
- Le programme général
CJ Consultants rédige un document visant à traduire en langage technique les attentes du maître d’ouvrage. Les exigences sont formulées sous forme d’objectifs qualitatifs ou quantitatifs. Nous y joignons une annexe sous forme de tableau de suivi des exigences du programme, qui sert d’outil de contrôle de la bonne application du programme à chaque phase de mise en œuvre du projet. - Les fiches par espace fonctionnel
Nous complétons le programme général par un cahier de fiches par espace fonctionnel, qui complètent le programme général dans le détail.
Le plan de mise en oeuvre
Le programme architectural & technique, s’il définit les caractéristiques attendues du projet (l’ouvrage), ne donne aucune visibilité au maître d’ouvrage sur les modalités de sa mise en œuvre. Le plan de mise en œuvre du projet est donc un complément indispensable au programme.
CJ Consultants consacre systématiquement un chapitre du programme à l’identification :
- Des acteurs à mobiliser;
- Des démarches administratives à anticiper;
- Des actions de communication qui pourraient s’avérer utiles ou nécessaires;
- Ainsi qu’à la description des modalités juridiques du montage de l’opération.
Diagnostics
Le diagnostic de l’état général d’un bien immobilier est un préalable indispensable à tout programme de rénovation. Ceci est particulièrement vrai dans le cas des copropriétés, dont les moyens souvent limités nécessitent de hiérarchiser les travaux de remise à niveau en fonction de l’urgence et du coût.
Diagnostic patrimoine
Nous réalisons des diagnostics patrimoniaux rapides et exhaustifs, qui permettent de dresser les priorités de rénovation et les budgets nécessaires. Sur la base d’un audit détaillé de l’ouvrage, nous établissons un rapport mesurant d’une part les écarts avec la réglementation applicable et d’autre part, l’état général du bâti et de ses équipements. Nous recensons et décrivons ensuite, l’ensemble des travaux à prévoir au titre de la mise en conformité ou de la conservation de l’ouvrage. Nous joignons une estimation du coût de ces travaux et proposons de les ordonner en fonction de leur urgence et de leur criticité. Cette grille de classement des travaux, permet ainsi au maître d’ouvrage de définir un programme de travaux selon ses moyens et ses priorités.
Audit énergétique
Réduire sa facture énergétique, en même temps que son emprunte carbone.
CJ Consultants, à partir d’une analyse détaillée des données sur site, est capable de :
- dresser une proposition chiffrée et argumentée de programme d’économie d’énergie,
- assister le maître d’ouvrage dans le choix d’investissements appropriés et de modes opératoires idoines.
L’analyse des besoins se base sur l’expérience et le savoir-faire des membres de l’équipe mais aussi sur la simulation thermique dynamique du bâtiment en mode chaud (hiver) et froid (été).
Lors du choix des investissements appropriés, CJ Consultants favorise le recours aux solutions innovantes et aux énergies propres. Il vérifie leur faisabilité économique en coût global.
Diagnostic accessibilité
Rendre nos bâtiments accessibles à tous.
Depuis la loi du 11 février 2005 et des décrets d’application qui ont suivi, cet enjeu a pris la forme d’obligations réglementaires très précises. Les bâtiments existants de type logement, ERP et OIP sont soumis à l’obligation de mise en accessibilité. Le diagnostic accessibilité a donc pour objectif de définir, quantifier et planifier les travaux nécessaires à la mise en conformité.
Organisation de la commande publique
Les collectivités sont soumises à des règles de passation des marchés publics complexes et exigeantes, qu’il est impératif de respecter pour sécuriser la commande publique.
Dans ce contexte, les petites communes ont souvent des difficultés à structurer de manière sûre et efficace leur politique d’achat, par manque de ressources et de compétences en interne.
CJ Consultants, grâce à sa longue expérience dans la conduite de projets parfois complexes, peut vous apporter des solutions.
Aide à la mise en place d'une politique interne de la commande publique
Elaboration d’un règlement intérieur de la commande publique
Document cadre à usage interne à la collectivité, le règlement intérieur décline les règles de passation des marchés publics définies par le Code de la Commande Publique (CCP), en fonction de ses spécificités
CJ Consultants vous aide à élaborer ce document spécifique parfaitement adapté à vos besoins et votre fonctionnement, à travers un audit préalable et un travail d’élaboration du document en concertation avec les élus et le personnel communal.
Aide à la définition des besoins
L’une des principales difficultés de la passation des marchés publics, réside dans la bonne définition du périmètre des travaux, fournitures ou services attendus, en vue de la définition des seuils de passation, dont résulte la procédure à respecter.
CJ Consultants vous fait bénéficier de son expérience et de sa vision globale des projets (synthèse des enjeux technique, économique et juridique), pour définir avec pertinence les procédures de passation applicables.
Préparation des dossiers de consultation
CJ Consultants vous fait bénéficier de son retour d’expérience et rédige intégralement pour vous, les pièces constitutives d’un dossier de consultation. (Règlement, Avis de publicité, Cahiers des clauses techniques et administratives, Acte d’engagement, annexes…)
Accompagnement des procédures de consultation
CJ Consultants assure pour votre compte, toutes les démarches associées à une consultation : publications d’avis, réponses aux questions des candidats, procès-verbaux d’ouverture des plis, rapports d’analyse des offres, PV de CAO, rapports de présentation, courriers d’information des candidats.
CJ Consultants vous accompagne lors des éventuelles négociations et au moment de la contractualisation et de l’assemblage du marché définitif.
Suivi et contrôle de l'exécution des marchés
CJ consultants assure la gestion administrative et économique de vos marchés :
- Instruction des situations et établissement des certificats de paiement
- Instruction des demandes d’avenant éventuelles, avec recommandation circonstanciée et préparation du projet d’avenant, ainsi que du rapport de présentation
- Etablissement des Décomptes Généraux Définitifs
- Organisation et conduite des opérations de réception, avec établissement des Procès-verbaux
Estimation en coût global
Le coût global est la somme des dépenses d’investissement, de gestion, de maintenance, d’exploitation et de fin de vie d’un patrimoine ou d’un ouvrage, ainsi que des recettes éventuelles. L’emprunte environnementale, la qualité d’usage et l’efficacité des bâtiments, sont devenus des préoccupations majeures des Maîtres d’Ouvrage, au moment de la programmation et de la conception. La recherche d’excellence sur ces trois critères tire les investissements à la hausse, mais généralement au bénéfice d’un meilleur bilan économique sur le long terme. L’estimation en coût global est la seule méthode qui permet de le vérifier.
Une réelle expertise dans le domaine
CJ Consultants agit depuis de nombreuses années dans le domaine du développement, de la promotion et de la formation au coût global , ce qui fait de notre agence un expert dans le domaine.
Une approche conforme à la norme internationale
Nous effectuons les calculs du coût global des projets selon une approche conforme à la norme internationale ISO/DIS 15686-5, qui fait référence à ce jour.
Les charges et les recettes sont pondérées en fonction de l’inflation et du temps ; les résultats sont ainsi présentés en coût global actualisé.
Une approche adaptée au stade d’avancement de vos projets
Le calcul en coût global d’un projet répond à des objectifs variables en fonction de sa phase d’avancement.
Nous adaptons notre intervention pour y répondre :
Utilisation d’un logiciel d’estimation performant
Nous effectuons tous nos calculs à l’aide du logiciel d’estimation Gestiona. Cette application est rapide, simple et efficace ; elle permet notamment une approche différenciée du taux d’inflation des énergies et du reste des dépenses.
Gestion d'exploitation (Facility Management)
Les bâtiments accueillant du public, bâtiments de bureaux et unités commerciales ou de production, constituent des ensembles complexes qui, pour être maintenus et exploités, nécessitent l’intervention de nombreux prestataires spécialisés. La gestion d’exploitation de ces sites, autrement appelée Facility Management (FM), consiste à identifier, planifier et coordonner l’ensemble des prestations nécessaires à l’entretien, la maintenance et l’exploitation des locaux et des équipements.
Identification des besoins
CJ Consultants vous aide à caractériser vos besoins en entretien, maintenance et gestion de site et à distinguer la part qui doit relever de l’achat de services, de celle qui sera assurée en interne à l’aide de ressources propres.
Ce travail est réalisé en réunion, à l’aide d’outils et méthodes de type carte heuristique et design collaboratif.
Il permet de dégager une architecture des tâches, préliminaire indispensable à la définition des contrats.
Mobilisation des prestataires
CJ Consultants définit pour vous en détails, le contenu de chaque prestation, qu’elle relève de l’entretien, du contrôle périodique, de la maintenance ou de la gestion de la sécurité, par exemple.
Nous transcrivons ensuite en termes contractuels, le cahier des charges des prestations à externaliser ; nous accompagnons le processus de désignation des prestataires et rédigeons toutes les pièces (courriers, délibérations, pièces marché) nécessaires à la formalisation de la passation des marchés.
Coordination des prestataires - gestion des contrats
Une fois les contrats signés, CJ Consultants assure le suivi de leur exécution et la coordination des différents intervenants, selon un calendrier prévisionnel de maintenance préalablement défini, souvent en concertation avec les prestataires.
Cette prestation peut être assurée selon un montage dos-à-dos (contrat « back-to-back ») analogue au mandat de maîtrise d’ouvrage, ou bien en qualité d’Assistant à Maîtrise d’Ouvrage.
Pour assurer la bonne exécution des contrats, la qualité d’exécution et le respect des délais, notamment en matière d’intervention corrective, CJ Consultants recourt à des logiciels de GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) dédiés.